Không gian làm việc có tác động trực tiếp và sâu sắc đến tâm lý, sức khỏe cũng như khả năng sáng tạo của nhân sự. Những mô hình văn phòng kiểu cũ với các bức tường bê tông dày cộp, hệ thống vách ngăn thạch cao kín mít chia nhỏ không gian từng phòng ban đang dần lộ rõ nhiều bất cập: gây tù túng, làm giảm tính tương tác và hạn chế dòng lưu thông của ánh sáng tự nhiên. Chính vì vậy, xu hướng cải tạo nội thất văn phòng theo mô hình không gian mở đang trở thành giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm lột xác diện mạo, đồng thời tạo bước đột phá mạnh mẽ về hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự.
1. Bản chất của thiết kế nội thất văn phòng mở
Văn phòng mở là một khái niệm mang tính đột phá trong tư duy quy hoạch không gian công sở. Bản chất của giải pháp này là triệt tiêu tối đa các mách ngăn cố định, tường gạch hoặc các hệ vách cao quá đầu người giữa các bộ phận như Kế toán, Kinh doanh, Nhân sự, Marketing…
Thay vào đó, toàn bộ diện tích sàn được liên thông liền mạch với nhau. Để phân chia khu vực chức năng một cách khéo léo mà không làm mất đi độ thoáng, các kiến trúc sư thường sử dụng các giải pháp phân tách vô hình hoặc linh hoạt như:
-
Hệ thống vách kính cường lực trong suốt (cách âm tốt nhưng vẫn đảm bảo tầm nhìn xuyên suốt).
-
Sử dụng các hệ tủ tài liệu tầm thấp bằng gỗ công nghiệp kết hợp kệ trang trí.
-
Ốp các module bàn làm việc thông minh kết hợp dải cây xanh decor tự nhiên giữa các vị trí ngồi.
Tất cả nhân sự, từ cấp nhân viên cho đến các quản lý tầm trung và cao cấp, đều cùng làm việc chung trong một hệ sinh thái không gian rộng rãi, xóa bỏ hoàn toàn rào cản phòng ban đóng kín của mô hình truyền thống.
2. Những lợi ích cốt lõi buộc doanh nghiệp phải cải tạo không gian mở
Việc chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang không gian mở không đơn thuần là chạy theo xu hướng thẩm mỹ, mà đây là một bài toán kinh tế và quản trị nhân sự mang lại hiệu quả thực tế cực kỳ cao:
Tối ưu hóa tối đa diện tích và tiết kiệm chi phí vận hành
Bỏ đi những mảng tường gạch dày giúp doanh nghiệp tận dụng được từng mét vuông mặt bằng bị lãng phí trước đây. Trên cùng một diện tích sàn, mô hình văn phòng mở cho phép bố trí được số lượng vị trí ngồi nhiều hơn từ 20% đến 30% so với phòng kín. Quan trọng hơn, hệ thống điều hòa không khí trung tâm, đèn chiếu sáng, máy in và thiết bị mạng internet sẽ được dùng chung cho một không gian lớn. Điều này giúp doanh nghiệp cắt giảm một khoản ngân sách khổng lồ cho chi phí tiền điện và bảo trì thiết bị hàng tháng.
Thúc đẩy tương tác, xóa bỏ khoảng cách và tăng tinh thần làm việc nhóm
Khi không còn những cánh cửa đóng khép im lìm, nhân sự giữa các phòng ban có thể dễ dàng quay sang trao đổi, thảo luận và hỗ trợ nhau xử lý công việc ngay tại bàn làm việc mà không cần phải thực hiện các thủ tục đặt lịch họp rườm rà. Luồng thông tin nội bộ được truyền đi một cách nhanh chóng, trực diện, giúp rút ngắn thời gian phê duyệt quy trình và đẩy nhanh tiến độ triển khai dự án của toàn doanh nghiệp.
Cải thiện tinh thần, giảm stress và bảo vệ sức khỏe nhân viên
Không gian mở cho phép ánh sáng tự nhiên từ các hệ cửa sổ lớn len lỏi sâu vào từng góc làm việc bên trong. Việc tiếp xúc với ánh sáng tự nhiên kết hợp với các mảng xanh decor (như chậu cây lọc không khí, tường cây thủy sinh, chậu cây để bàn) giúp kích thích não bộ sản sinh hormone hạnh phúc, giảm mỏi mắt khi làm việc với máy tính liên tục và tạo cảm giác thư thái, dễ chịu cho nhân sự trong suốt 8 tiếng công sở đầy áp lực.
3. Các hạng mục kỹ thuật cốt lõi trong quy trình thi công cải tạo
Để quá trình cải tạo nội thất văn phòng mở đạt độ chuẩn xác cao, không bị chắp vá và vận hành mượt mà, đơn vị thi công phải xử lý đồng bộ 4 hạng mục kỹ thuật sau:
Phá dỡ thô và xử lý hệ thống kỹ thuật âm tường, âm sàn
Đội ngũ thi công tiến hành đập phá các mảng tường cũ theo bản vẽ layout mới. Ngay sau đó, thợ điện nước phải đi lại toàn bộ hệ thống đường ống điện, dây mạng cáp quang âm sàn (sử dụng hệ thống hộp kỹ thuật âm sàn – Pop-up sàn) để cấp nguồn cho các dãy bàn làm việc lớn ở giữa phòng, đảm bảo mặt sàn hoàn toàn sạch thoáng, không có dây điện chạy loằng ngoằng gây mất an toàn.
Thi công hệ trần và giải pháp tiêu âm (Acoustic)
Điểm yếu lớn nhất của văn phòng mở là hiện tượng nhiễu động tiếng ồn (tiếng gõ bàn phím, tiếng nói chuyện điện thoại, tiếng bước chân) dội lại từ trần nhà gây mất tập trung. Do đó, phần trần bắt buộc phải xử lý bằng hệ trần thạch cao tiêu âm, trần sợi khoáng hoặc treo các tấm vách tiêu âm bằng nỉ, mút cao cấp để hấp thụ âm thanh, giữ cho không gian chung luôn có độ tĩnh lặng vừa đủ.
Lựa chọn vật liệu sàn và hệ thống chiếu sáng thông minh
Sàn nhà văn phòng mở thường được ưu tiên sử dụng thảm tấm trải sàn bằng sợi tổng hợp cao cấp hoặc sàn nhựa vinyl giả gỗ. Hai chất liệu này có khả năng triệt tiêu tiếng bước chân cực tốt. Hệ thống ánh sáng được bố trí dạng đèn thả led định hình chạy dọc theo các module bàn làm việc kết hợp đèn âm trần, đảm bảo độ sáng tiêu chuẩn từ 300lux đến 500lux tại mọi vị trí ngồi, không gây lóa mắt.
4. Những lưu ý bắt buộc phải nhớ để văn phòng mở không bị “vỡ trận”
Mặc dù đề cao tính kết nối và sự thông thoáng, nhưng một văn phòng mở hoàn hảo không thể là một không gian trống rỗng từ đầu đến cuối. Để không gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, khi thiết kế và thi công cải tạo, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm mấu chốt sau:
-
Bố trí các Phone Booth (Buồng điện thoại cách âm): Cần thiết kế một vài cabin kính nhỏ cách âm tuyệt đối diện tích từ 1-2m2 bên trong văn phòng. Đây là nơi để nhân viên bước vào thực hiện các cuộc gọi tư vấn khách hàng, gọi điện cho đối tác cần bảo mật thông tin mà không làm ảnh hưởng đến không gian chung xung quanh.
-
Tách biệt không gian họp và không gian tiếp khách: Phòng họp lớn và khu vực pantry (ăn uống, giải trí của nhân viên) bắt buộc phải được ngăn cách bằng vách kính cường lực hoặc tường thạch cao cách âm riêng biệt để tiếng ồn từ các khu vực này không dội vào không gian làm việc tập trung.
-
Phân khu theo đặc thù công việc: Những bộ phận cần sự yên tĩnh, tập trung cao như Lập trình viên, Kế toán, Kỹ thuật hệ thống nên được xếp ở khu vực phía trong cùng, ít người qua lại. Ngược lại, các bộ phận năng động, thường xuyên trao đổi lớn như Kinh doanh (Sales), Marketing, Nhân sự nên được ưu tiên đặt gần lối cửa ra vào hoặc khu vực trung tâm.
Lời kết: Cải tạo nội thất văn phòng mở không chỉ là việc thay đổi bàn ghế hay đập bỏ những bức tường, mà đó là một chiến lược đầu tư thông minh vào yếu tố con người. Một không gian làm việc thoáng đãng, tràn ngập ánh sáng và tính kết nối cao chính là nguồn năng lượng vô hình thúc đẩy sự sáng tạo không giới hạn, nâng tầm giá trị thương hiệu và tạo bệ phóng vững chắc cho sự bứt phá doanh thu của doanh nghiệp.
